来信事项受理告知书
××××〔2016〕××号
×××同志：（写信人名称）
2016年×月××日，我们收到你致×××同志或×××（单位）的来信。在该信中，你提出×××××等方面的来信事项。根据《信访条例》等有关规定，本机关予以受理，并将在规定期限内作出书面答复。请耐心等待，配合办理。
承办领导：（姓名，单位职务，联系电话）
承办人员：（姓名，单位职务，联系电话）
（直接责任单位印章）
二○一二年×月××日
抄：×××信访局
附件三：答复意见书格式
（直接责任单位文头）
××××〔2016〕××号
关于×××来信事项的答复意见书
来信人：×××，×，××××年××月生，××，××××××××××××××，××××。（信访人基本情况）
对××××同志提出的来信事项，本机关已于×××年×月××日受理并书面告知。经××××××××××××（办理过程概述），现办理完毕。
××××××××。（反映的主要问题及请求）
经查，×××××。（查证认定的事实、依据）
本机关（或单位）认为，××××××××（办理结论）。现依据××××××××（有关法律法规和政策），处理意见如下：
××××××××。
如不服本处理意见，可自收到答复意见书之日起30日内，向×××或×××（本机关的上一级机关）申请复查。
（直接责任单位印章）
二○一二年×月××日
附件四：审核报告格式
（信方部门文头）
×××〔2016〕××号 签发人：×××
关于×××来信事项办理情况的报告
××××××：（信访工作机构简称）
××××××。（办理过程，重点阐述接受交办工作任务后所开展的主要工作）
××××××。（写信人的基本情况）
××××××。（反映的主要问题的诉求）
××××××。（查证认定的事实、依据及定性结论）
××××××。（处理意见）
××××××。（回访情况，写信人对处理意见的态度）
××××××。（疏导、帮扶等措施）
××××××。（提出办结意见建议）
附件：1.×××
2.×××
（直接责任单位印章）
二○一二年×月××日
回访记录
回访人：（单位、职务、姓名）
（单位、职务、姓名）
回访时间：××年××月××日××午××时至××时
回访地点：
写信人：（即被回访人）
回访情况：（介绍回访目的，了解并记录写信人的态度、意见）
写信人: （签名） 年 月 日
说明：1.调查、走访等记录格式类似。
2.工作人员至少2人。
附件八：送达回执格式
送达回执
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送达人签名 |
（单位、职务、姓名） （单位、职务、姓名） |
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送达时间 |
××××年××月××日×午××时××分 |
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送达地点 |
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收件人签名 |
年 月 日 |
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送达方式 |
（直接、邮寄、委托、留置送达等） |
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见证人签名 |
（身份、姓名） （身份、姓名） |
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备 注 |
（对签收等实际情况进行说明） |
说明：1.以直接送达方式为主；
2.直接送达有困难的，参照司法实践采取其他送达方式；
3.采用留置送达的，应有在场见证人并作出说明；
4.“电话送达”一律无效；
5.送达人员至少2人。