关于进一步规范信访事项组卷
工作的通知
各乡镇信访办公室：
为认真贯彻全国信访工作电视电话会议精神，认真落实市委办公室、县政府办公室《关于印发〈县深入开展“信访工作规范年”活动实施方案〉的通知》精神，扎实推进信访工作规范化建设，提高信访事项办理质量，规范信访事项立卷归档工作，根据《信访条例》等有关规定，制定了信访事项卷宗及其内容统一模板，请各地各单位参照执行。现就有关事宜提出如下要求。
一、提高认识，进一步增强信访事项规范组卷的责任感
加强信访基础业务规范化建设是当前和今后一段时期信访工作的一项重要内容，信访事项组卷工作是加强信访基础业务规范化建设的重要组成部分，是信访工作痕迹的集中体现，是信访事项受理、办理、答复等环节工作成效的集中检验，也是规范信访事项办理的倒逼抓手。因此，各地各部门要深刻认识做好信访事项组卷工作的重要意义，认真领会有关文件精神，全面准确理解和把握具体要求，进一步提高思想认识，增强责任感和紧迫感，将其作为推动“信访工作规范年”活动持续深入开展的现实着力点，进一步抓紧、抓细、抓实、抓出成效。
二、明确责任，进一步确立信访事项组卷工作的主体和重点
对投诉请求类信访事项，各级处理机关要按照一事一卷（册、盒）的要求，均应立卷建档，并不断完善工作机制。档案材料的整理，应当符合《中华人民共和国档案法》和信访事项处理的有关规定，其中，文件材料应剔除重复和多余材料，建档单位本机关书面意见书必须是盖有红色印章的原件，每卷都应编制卷内目录，档案按照序列统一编号。档案的建立时限一般应在信访事项办结后2个工作日内，将办理中形成的文书、证据等材料整理归档。卷宗要达到“标准统一、要素齐全、手续完备、程序规范、装订整齐”，便于保管和调阅。各级信访工作机构要做好转送交办、督查督办、反馈上报等信访事项整理归档工作，并加强对有权处理机关（单位）组卷工作的督促指导。
三、加大力度，认真落实信访事项组卷工作规范化要求
各地各部门要以开展“信访工作规范年”活动为契机，加强信访事项档案管理规范化建设，建立健全工作机制，完善工作制度，重点对2016年以来办理的信访事项进行规范立卷归档，并逐步对以前办理的信访事项档案进行规范。信访事项的卷宗要有序排列，完善以下要件：
1、封面：责任单位（办理单位）要对信访事项卷宗封面统一使用黄色加厚牛皮纸或彩色加厚纸。封面内容按统一模板印制。
2、目录：要填写清晰、规范，页号准确。
3、具体内容要求：
⑴信访事项答复意见书（不予或不再受理告知书）：要符合公文格式，有文头、文号、行文时间，并加盖单位公章。内容上要具备模板要素。
⑵体现信访事项来源的材料，要明确填写，如上级（含走访、来信、领导批示、非访交办、省长信箱等）转送交办函（通知书、单）和本级信访登记表（记录）等。
⑶信访人的信访材料：诉求明确，时间具体，有信访人或委托代理人签字。含信访人的身份证明材料、联系方式（或授权委托书）等。
⑷程序性受理告知书：履行签收手续。
⑸立案呈批表：有权处理机关（单位）负责人应有明确的签批意见。
⑹实体性受理告知书：履行签收手续。
⑺调查报告、会议（谈话）记录等：指定的调查人员不得少于2名。调查报告应当格式规范，同时具备“人、事、时、地、因、果”等要素，内容上应明确信访人的诉求、查清的相关事实、相关法律政策依据及具体的意见建议等。调查人员应当在调查报告、记录、笔录等材料上签字或盖章。
⑻答复意见依据的法律政策规定：名称用全称，条款要清楚。
⑼答复意见书拟稿及签发文本：拟稿人、单位负责人签名要本人签名，成文时间应符合逻辑。
⑽答复意见书送达回执等回访材料：严格履行签收手续，信访人拒绝签收的，应当由2名以上送达人员签字，并备注说明。
⑾其他：稳控措施、工作台账及其他需要收录的材料。
⑿卷内备考表：对卷宗相关情况进行说明。
附：
1、卷宗封面
2、《卷内目录》
3、《信访事项程序性受理告知书》
4、《信访事项立案呈批表》
5、《信访事项实体性受理告知书》
6、《信访事项延长办理期限告知书》
7、《信访事项不予受理告知书》
8、《信访事项不再受理告知书》
9、《信访事项调查报告》
10、《信访事项答复意见书》
11、《信访事项答复意见送达回执》
12、《授权委托书》
13、《卷内备考表》
县信访办公室
2016年3月26日
附1：
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XXX（单位）信访事项
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卷 宗
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信访人姓名
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单位或住址
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案件来源
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信访
事由
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归档日期
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案件编号
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保管期限
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卷内页数
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档 号
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立 卷 人
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审 核 人
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附2：
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卷 内 目 录
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序号
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材料名称
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页号
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备注
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1
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信访事项答复意见书
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2
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信访事项来源材料
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3
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信访人的信访材料
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4
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程序性受理告知书
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5
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立案呈批表
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6
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实体性受理告知书
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7
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调查报告、谈话笔录
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8
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答复意见法规政策依据
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9
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答复意见书拟稿及签发文本
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10
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送达回执、回访材料
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11
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其他
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12
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卷内备考表
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附10：
XXX XXX（ 办理机关文头）
XXX〔2015〕XX号（文号）
关于XXX信访事项的答复意见
信访人：（姓名，性别，年龄，民族，职业，住所，身份证号码；或名称，住所，法定代表人或负责人及其职务等）。
委托代理人：（姓名，性别，年龄，职业，住所，身份证号码）。
信访主要诉求：（包括具体的请求及其事实和理由）。
本机关查明，（包括围绕信访人的信访来由及查证认定的事实）。
本机关认为，（论述信访人诉求是否合理合法及依据的法规政策）。
根据《XXXX》第X条、《XXXXX》第X条之规定，作出如下处理意见：
XXXXXX（要有明确的处理意见）。
根据《信访条例》第XX条和《XXX》第XX条之规定，信访人如对答复意见不服，可自收到本书面答复之日起30日内，向上一级行政机关请求复查。
XXXX年X月X日（盖章）
抄送：XX、XX。
附3：
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信访事项程序性受理告知书
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信访件
编 号
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来访人
姓 名
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联系
电话
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身 份
证 号
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单位或
住 址
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随访人
姓 名
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信访诉求及事实理由
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办 理
部 门
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经办人
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联系
电话
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程序性
告 知
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你（们）反映的问题，我们将组织审查。按照《信访条例》等规定，将于XXXX年X月X日前决定是否受理，并书面告知你(们)。在此期间，不应重复来访或越级上访。
特此告知
XXXX年X月X日（单位盖章）
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送 达
时 间
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送达人
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联系
电话
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信访人
意 见
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附4：
XXX（单位）信访事项立案呈批表
XXX﹝2015﹞XX号
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信访人
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信访时间
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XXXX年X月X日
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性 别
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年 龄
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身份证号码
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单位或住址
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联系电话
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信访事项
简要情况及
主要诉求
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初审意见
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负 责 人
审查意见
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附5：
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信访事项实体性受理告知书
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信访件
编 号
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来访人
姓 名
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联系
电话
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身 份
证 号
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单位或
住 址
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随访人
姓 名
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信访诉求及事实理由
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办 理
部 门
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经办人
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联系
电话
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实体性
告 知
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经审查，你（们）反映的问题，现予受理。按照《信访条例》等规定，将于XXXX年X月X日(注：最长不超过受理后60日)前办结并答复你（们）。在此期间，不应重复来访或越级上访。
特此告知
XXXX年X月X日(单位盖章)
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送 达
时 间
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送达人
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联系
电话
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信访人
意 见
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附9：
关于XXX信访事项的调查报告
一、前言。（写明调查的起因或目的、调查人员组成、时间地点、调查范围、方式方法等）。
二、主体。（包括信访人基本情况及信访诉求、调查认定的事实，相关法律法规政策规定，基本观点包括论述部分）。
三结尾。（明确的意见、建议）。
调查组成员：（签字或盖章）
XXXX年X月X日
附6：
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信访事项延长办理期限告知书
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信访件
编 号
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来访人
姓 名
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联系
电话
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身 份
证 号
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单位或
住 址
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随访人
姓 名
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信访诉求及事实理由
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办 理
部 门
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经办人
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联系
电话
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延长办理期限告 知
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你（们）反映的问题，我们于XXXX年X月X日受理，因XXXX（延期原因），现不能在60日内办结。根据《信访条例》等规定，经批准，延长办理期限XX日（注：最长不超过30日），请耐心等候。在此期间，不应重复来访或越级上访。
特此告知
XXXX年X月X日（单位盖章）
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送 达
时 间
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送达人
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联系
电话
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信访人
意 见
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附7：
XXXXXX（单位文头）
XXX〔2015〕XX号
信访事项不予受理告知书
信访人：（姓名、年龄、性别、民族、职业、住址、身份证号码等；或法人组织名称、住址，法定代表人及其职务等）。
信访诉求和理由：XXX。
经审查， XXXX……（反映的诉求、审查情况及法规政策依据），根据《信访条例》第 XX 条和《XXX》等规定，经研究，决定不予受理。（应告知法定途径）。
特此告知
XXXX年X月X日（盖章）
抄送：XXX、XXX、信访人。
附8：
XXXXX（单位文头）
XXX〔2015〕XX号
信访事项不再受理告知书
信访人：信访人：（姓名、年龄、性别、民族、职业、住址、身份证号码等；或法人组织名称、住址，法定代表人及其职务等）。
信访诉求和理由：XXX。
经审查， XXXX………（反映的诉求、审查情况及法规政策依据），根据《信访条例》和《XXX》等规定，（对照不再受理四种情形），经研究决定，不再重新受理。
特此告知
XXXX年X月X日（盖章）
抄送：XXX、XXX、信访人。
附12：
授权委托书
委托人：（信访人姓名、年龄、性别、民族、职业、住所、身份证号等；或法人组织名称、住所、法定代表人及其职务）
代理人：（姓名、性别、年龄、民族、职业、住所、身份证号等信息）
委托事项：XXX。
因XXXXXX等原因，现全权委托XXX代为反映XXX问题的全部工作。
此致
XXX机关（部门）
委托人：XXX（签名或盖章）
代理人：XXX（签名或盖章）
XXXX年X月X日
附11：
信访事项答复意见送达回执
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案 号
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XXX﹝2015﹞XX号
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送达文书
名 称
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份 数
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X份
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送达人
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被送达人
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送达方式
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直接 邮寄 委托 留置 其他
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送达地点
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送达时间
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201X年 月 日
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被送达人
意见反馈
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备 注
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附13：
卷内备考表
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本卷情况说明：
立卷人：
审核人：
立卷时间：
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